Top 7 des outils gratuits de Gestion de Projet

Publié le 21 janvier 2020

Objectif : Être mieux organisé et plus productif

Ayant aujourd’hui milles idées de projets en tête, quelques projets en cours et travaillant 8 heures par jour comme salarié, je sais que l’optimisation de mon temps et de mes projets est la clé pour aider à la réussite. Comme on dit, le temps c’est de l’argent. Et le temps est précieux; très précieux.

En travaillant votre productivité, la gestion de votre temps et de votre organisation, vous pourrez ainsi être plus rentable, réaliser plus d’actions, être plus efficient et moins stressé. Pour cela, j’utilise quotidiennement des outils gratuits m’aidant à y parvenir. De nature stressée et assez désorganisée, l’utilisation de ces outils d’organisation du temps et de mes projets m’aident à être plus réactif, plus organisé et ainsi pouvoir gérer mieux mon temps.

Il existe un logiciel de gestion de projet gratuit qui peut vous aider en vous donnant les ressources nécessaires pour devenir plus organisé et plus efficace avec chaque nouveau projet qui arrive. Des outils kanban aux applications To Do list, voici les 7 meilleures applications gratuites de gestion de projet pour les équipes avec un budget limité.

Outil de gestion de projet #1. Trello

Trello est très certainement l’outil gratuit de gestion le plus utilisé au monde. Entièrement gratuit, il est intuitif, simple d’utilisation et très pratique pour un travail en équipe. Comme indiqué sur la homepage du site de Trello : “Trello est gratuit, souple et c’est un moyen visuel d’organiser ce que vous voulez avec qui vous voulez.”

Mode d’emploi de Trello

Chaque action que vous aller mener sera créée dans une carte, où vous pourrez décider quelles personnes seront incorporées à cette tâche, la date de deadline (allant jusqu’à l’heure précise).

Vous pouvez y ajouter une checklist où les intéressés pourront cocher les actions réalisées au fur et à mesure du projet, y ajouter des documents, des étiquettes pour les classer selon vos équipes ou projets, ou types d’actions etc..

Ces cartes sont ajoutées à des colonnes que vous pouvez organisez comme bon vous semble. Par exemple, chaque colonne représente une journée de votre semaine (une colonne LUNDI, une colonne mardi etc..) ou pour des projets à plus longs termes, créer ces colonnes pour un suivi organisé de vos projets; indiquant l’évolution des étapes de vos actions à mener:

– colonne 1 : ACTIONS A MENER
– colonne 2 : A FAIRE CETTE SEMAINE
– colonne 3 : A FAIRE AUJOURDHUI
– colonne 4 : EN COURS
– colonne 5 : EN ATTENTE DE VALIDATION
– colonne 6 : FAIT

Bien sûr, cela n’est qu’un exemple. Vous pouvez vous organisez comme bon vous semble et ainsi le faire le plus simplement pour votre propre organisation de projets. Par exemple faire de chaque colonne un client si vous êtes freelancer :

– colonne 1 : Client A
– colonne 2 : Client B
– colonne 3 : Client C
– colonne 4 : Client D

ou en étant dans une entreprise multi-équipe :

– colonne 1 : Design
– colonne 2 : Marketing
– colonne 3 : Commercial

Vous avez compris.

Collaborez et partagez

Il est aussi facile aussi au fur de la réalisation de votre action, d’y ajouter des commentaires et taguer vos collègues, qui recevront une notification.

L’avantage ici est la l’utilisation de filtres, par personne, ou étiquette, permettant ici de visualiser seulement l’ensemble des actions de ce filtrage. Car travailler sur plusieurs projets à la fois avec différentes équipes peut vite être un capharnaüm (sortez ce mot au Scrabble, et vous gagnez d’office!). Trello ici vous rend la vie facile.

Cet outil gratuit a vraiment pensé à tout pour optimiser votre organisation de projet. C’est l’outil le plus simple et il est gratuit! Alors pourquoi s’en priver?

Outil de gestion de projet #2. ToDoist

ToDoist va vous permettre premièrement de lister vos tâches à accomplir au quotidien et de deux vous éviter d'oublier bêtement des choses essentielles et ainsi vous rassurer.

Outil de gestion de projet #3. GanttProject

Le diagramme de Gantt est un outil de planification de tâches indispensable qui permet d'un simple coup d'oeil, visualiser les différentes tâches d'un projet et leur échéance.
Ainsi, on peut voir quand une tâche se termine et quand une autre suit, se superpose ou prend le relais pour la faire courte.. très courte.

Outil de gestion de projet #4. MacroGantt

Si vous recherchez un outil de création de diagramme GANTT simple pour des projets moins complexes, je vous conseille l'outil MACROGANTT.
Intuitif, esthétique, prise en main simple et développé sous Excel, vous pourrez créer de petits bijoux!
Seul bémol : pour des projets assez complexes, Macrogantt risque de manquer d'options et donc d'être vite bridé.

Outil de gestion de projet #5. ASANA

Asana est un peu un mélange épuré entre Trello et Macrogantt. Il vous permet d'un côté de gérer vos tâches d'équipes, et de pouvoir slider vos tâches réalisées d'un tableau à l'autre lorsqu'une de ces actions est complétée.
De l'autre, Asana vous permet de créer une chronologie de vos tâches sous forme de calendrier, permettant ainsi, un peu sous le principe du diagramme de Gantt en simplifié, de voir exactement où vous en êtes dans le projet.

Harvest #6.

Dans toute entreprise, il est important de pouvoir savoir combien coûtent vraiment vos projets en termes de ressources, comment votre temps y est alloué, et combien ces projets vous rapportent.
Harvest vous y aide.

Outil de gestion de projet #7. BubblePlan

Ayant un plan gratuit limité, cette application online vous appuyera sur tout ce qu'est l'optimisation de votre organisation, la modélisation de votre plan d'action et roadmaps, mais aussi le pilotage de vos projets, ainsi que l'optimisation de vos projets, que ce soit autour de vos tâches que de vos ressources.

Source : https://www.strategies-marketing.com/productivite/top-7-outils-gratuits-gestion-projet-collaboratif/